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如何改善内部审核训练

时间:2016-08-25 17:16来源:未知 作者:iso认证 点击:

如何改善内部审核训练

您会遭遇哪些问题,又该如何因应?

内 部审核是现代管理系统标准的要求之一。系统ISO9001与ISO/TS 16949 在8.2.2节中要求:「企业组织应定期做好内部审核..」。ISO/TS 16949进一步于 8.2.2.5内部审核资格中提到:「企业应编制合格审核人员可确认标准中所要求的规定。」同样地,环境管理系统标准ISO 14000在4.5.1节中要求应做内部审核;信息安全管理标准BS 7799〔ISO 17799〕则要求信息安全管理系统中,至少一年做一次审核,类似条文不胜枚举。

现况

一般企业很少安排员工参加外部训练课程,就算有,也只安排一两位。其中原因很多,可概括如下:

• 成本

• 员工可投注工作时间变少

• 公司内老鸟〔例如品管部门经理或主任〕的保护政策

训练质量

如果员工被送去上「内部审核」课程,受训时间通常只有一到三天,大部分时间在阅读标准。企业主管总认定世界级训练课程或大师,不是太贵,就是请不到。一般课程都重在阅读与讲解规范,而不是讲解审核技巧。很多内稽课程与ISO 9001-1994课程类似。

所有授课者应自问,是否真的改变审核人员多少? 若只是阅读标准然后花钱在标准上,成效值得质疑。

选择内部审核人员

选择内部审核人员并无法永远确保语言不是一个障碍。许多美国公司雇用的员工来自不同文化背景,说不同的语言,聚集在一起工作。不过起用的内部审核人员,未必 说或了解企业内部的官方语言。选择方式的一个重大错误是从制造部门挑选,或更糟的,就只从品管部门选出。(注: 所选择的审核人员应具有部门或过程代表性) 目前最大的问题是,似乎许多企业在选择内部审核人员时,是根据一个问题:「现在谁最有空?」 (注: 公司应尽量培养较多的合格内部审核人员, 每名只需审核少量的过程而非全部的过程)

然而,ISO 9001:2000 要求企业应鉴别系统所需的流程及组织内的实务应用 (1.2 小节)。企业应诚实自问是否内稽人员在教育背景、技巧及经验上是否适任。

注意「培训训练者」观念

认 为「培训训练者」就是送一个人去上相关主题课程,是现代管理主要的错误观念之一。为确保有足够的内部审核人员,许多企业找受过外部训练的审核人员来当讲 师。在同一企业中,这种方法历经数代仍不断被采用。我们都知道传声筒游戏。这个游戏是第一个人把听到并理解的句子传达给第二个人,第二个人再传给第三个 人,传到最后一人时,最有趣的是比较最后一人所听到的,与第一个人所听到句子有何差别。当它是游戏时,很有趣;但当一个企业期望而且必须在越趋竞争激烈的 国际市场上求生时,实行这种方法,则显得有风险。

采用内部审核人员当讲师训练下一代的另一个缺点是,讲师们不一定曾受过很好的训练来讲解艰涩的题材。我们都误以为所有的经理、主管与副总也会是天生的老师。在许多国家,幼童与成人教师须受多年学院训练以学习如何教导,但绝大多数管理阶层从未想过教学的艺术。

认真看待有效履行质量管理系统的企业,必须确保他们的内部审核员都受过适当的训练。追求或维护一个经认证的系统必须获得管理者的充分承诺。

管 理阶层必须全然无条件地成为每个管理系统的后盾。他们是向股东说明支出的团队,也是同一个团队持续确保投资报酬率能达到标准。那么为什么许多企业都将管理系 统作业与维护的所需成本看成是负担与支出,而不认为是对未来与企业竞争力的一项投资?如果做的好,这将是能令股东开心,深具获利潜力的投资。

所以我们能采取什么行动?针对上述有关内部审核人员训练,与企业员工持续性训练等问题的可能解决方案,又是什么?

解决方案一:

来自管理阶层的充分授权是必要的,不是口头说说,而是行动与给予后援。坦白说,就是给予一切资源:人力、设备、钱与时间。管理阶层必须回答一个非常简单的问题:为什么许多企业轻易就能购入价值二十万元的设备,但要花两千元送员工去训练的支出就比较难?(责任编辑:iso认证)

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